Firmy coraz częściej szyfrują dyski w laptopach. Pendrive'y, dyski zewnętrzne i karty pamięci - znacznie rzadziej. A to właśnie one najczęściej giną.

Laptop znika i od razu wiadomo, że coś się stało. Pendrive wypada z kieszeni w taksówce, zostaje w porcie USB w sali konferencyjnej, gubi się w torbie. Często nikt tego nie zauważa przez dłuższy czas. A na tym małym nośniku mogą być umowy, oferty, dane osobowe klientów, dokumentacja projektowa, faktury - wszystko zapisane bez żadnego zabezpieczenia, bo "to tylko pendrive".

Tymczasem z perspektywy bezpieczeństwa IT niezaszyfrowany pendrive z danymi firmowymi jest dokładnie tak samo groźny jak niezaszyfrowany laptop. Osoba, która go znajdzie, podłącza go do komputera i ma natychmiastowy dostęp do wszystkich plików. Żadnego hasła, żadnej blokady.

Co traci firma, gdy nośnik trafi w niepowołane ręce

Skradziony lub zgubiony niezaszyfrowany nośnik z danymi osobowymi to naruszenie danych w rozumieniu RODO. Firma ma 72 godziny na zgłoszenie incydentu do UODO. Samo zgłoszenie to jednak tylko formalność - prawdziwe ryzyko to utrata kontroli nad danymi klientów, pracowników lub partnerów.

Zaszyfrowany nośnik w tej samej sytuacji nie stanowi realnego zagrożenia. Znalazca widzi zaszyfrowany wolumin - bez klucza to ciąg bezwartościowych znaków. W większości przypadków eliminuje to obowiązek zgłoszenia naruszenia i - co ważniejsze - dane pozostają bezpieczne.

Jak działa szyfrowanie nośników zewnętrznych

Mechanizm jest identyczny jak przy szyfrowaniu dysków w laptopach. Dane są zaszyfrowane i bez klucza nieczytelne - na każdym komputerze, niezależnie od systemu operacyjnego.

W Windows służy do tego BitLocker To Go - wbudowana funkcja, rozszerzenie tego samego mechanizmu, który chroni dyski systemowe. Zaszyfrowany pendrive przy każdym podłączeniu prosi o hasło. Bez niego dane są całkowicie niedostępne.

Dla użytkownika różnica jest minimalna: podłącza nośnik, wpisuje hasło, pracuje normalnie. Dla osoby, która ten nośnik znajdzie - dane są nieosiągalne.

Ręczne szyfrowanie nie działa w praktyce

Można by powiedzieć: niech każdy pracownik sam szyfruje nośniki przed zapisaniem danych. W teorii proste. W praktyce - nieskuteczne.

Szyfrowanie ręczne wymaga kilku dodatkowych kroków za każdym razem. Ludzie się śpieszą, zapominają, omijają procedury gdy czas goni. Wystarczy jeden niezaszyfrowany nośnik z danymi klientów, żeby firma miała poważny problem.

Administrator IT ustawia regułę, która blokuje możliwość zapisywania danych na niezaszyfrowanych nośnikach zewnętrznych. Pracownik podłącza zwykły pendrive - Windows odmawia zapisu i prosi o zaszyfrowanie nośnika. Nie ma możliwości przypadkowego wyniesienia niezabezpieczonych danych, bez względu na to czy pracownik pamięta o procedurze czy nie.

Taka polityka wdraża się centralnie przez system zarządzania urządzeniami i obowiązuje wszystkich pracowników jednocześnie.

Kto jest najbardziej narażony

Każda firma przetwarza dane, które nie powinny trafiać w niepowołane ręce. Ale są sytuacje, gdzie ryzyko jest szczególnie wysokie: pracownicy zdalnie pracujący poza biurem, zespoły sprzedażowe wożące oferty i cenniki do klientów, firmy prawnicze i księgowe operujące danymi wrażliwymi, biura projektowe z dokumentacją objętą NDA.

Wspólny mianownik jest jeden: dane wychodzą z kontrolowanego środowiska i podróżują razem z pracownikiem. Im więcej takich sytuacji, tym większe ryzyko.

Czy pendrive jest w ogóle potrzebny

Warto zadać wcześniejsze pytanie: czy pracownicy powinni w ogóle używać nośników zewnętrznych do przesyłania danych firmowych?

W większości przypadków pendrive można zastąpić bezpiecznym udostępnianiem plików przez chmurę firmową - Microsoft 365, SharePoint czy Teams. Dane nie opuszczają kontrolowanego środowiska, dostęp jest monitorowany, historia zmian zapisana. Ryzyko zgubienia fizycznego nośnika znika.

Jak wygląda to w Helpwise IT

W ramach konfiguracji bezpieczeństwa stacji roboczych wdrażamy politykę szyfrowania nośników zewnętrznych - tak żeby żaden pracownik nie mógł przypadkowo wynieść niezabezpieczonych danych. Równolegle analizujemy, gdzie użycie nośników zewnętrznych można zastąpić bezpieczniejszymi rozwiązaniami chmurowymi.