Wiele firm zastanawia się dziś, czy obsługę IT prowadzić wewnętrznie, czy skorzystać z outsourcingu IT. Dotyczy to zarówno małych organizacji, jak i firm zatrudniających kilkuset pracowników. W praktyce decyzja ta ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo, koszty oraz ciągłość działania biznesu. Dla firm, dla których IT nie jest głównym obszarem działalności, outsourcing informatyczny oraz zewnętrzne wsparcie informatyczne jest, w większości przypadków, rozwiązaniem lepszym niż utrzymywanie własnego działu IT, a już z całą pewnością, niż zatrudnianie jednego specjalisty.

Problemy związane z organizacją IT są zaskakująco podobne niezależnie od skali firmy. Zarówno w małych, jak i większych organizacjach IT bardzo często opiera się na jednej osobie lub niewielkim zespole. Taki model prowadzi do powtarzalnych trudności, które z czasem zaczynają realnie wpływać na funkcjonowanie firmy:

• brak jasno zdefiniowanych procesów.

• brak spójnej dokumentacji środowiska IT,

• brak uporządkowanego zarządzania hasłami i dostępami,

• ograniczona dostępność wsparcia informatycznego w krytycznych momentach,

W praktyce oznacza to, że kluczowa wiedza o systemach, konfiguracjach i zależnościach pozostaje w głowie jednej osoby. Gdy pojawia się urlop, choroba lub zmiana pracy, firma zostaje bez realnej kontroli nad swoim IT.

Jednym z najbardziej zaniedbywanych obszarów w firmach z wewnętrznym IT są procesy. Onboarding i offboarding pracowników, przygotowanie i odbiór sprzętu, zarządzanie uprawnieniami czy procedury awaryjne bardzo często funkcjonują „na wyczucie”. Wraz z rozwojem organizacji zaczyna narastać chaos, ponieważ brakuje jednej, spójnej wizji tego, jak środowisko IT powinno wyglądać i w jakim kierunku się rozwijać.

Bezpieczeństwo IT w takim modelu bywa pozorne. Dopóki komputery się uruchamiają, a systemy działają, pojawia się przekonanie, że wszystko jest w porządku. W rzeczywistości brak jest narzędzi i kompetencji do rzetelnej oceny poziomu bezpieczeństwa. Często dopiero audyt, awaria lub incydent ujawniają brak podstawowych elementów, takich jak:

• procedury disaster recovery,

• audytowalność potrzebna do analizy potencjalnych wycieków danych,

• kontrola dostępu do kluczowych systemów,

• świadome zarządzanie ryzykiem.

Moment zmiany modelu współpracy bardzo często oznacza przejęcie środowiska IT pozbawionego dokumentacji, procedur i kontroli. Hasła nie są dostępne lub są przechowywane w nieformalny sposób, a zastosowane rozwiązania okazują się prymitywne, trudne w utrzymaniu i niebezpieczne.

Outsourcing IT działa w innym paradygmacie. W modelu outsourcingowym wsparcie informatyczne zapewnia zespół specjalistów, a nie pojedyncza osoba. Wymusza to dzielenie się wiedzą, tworzenie dokumentacji oraz stosowanie procedur, ponieważ tylko w ten sposób możliwe jest skuteczne działanie zespołowe. Odpowiedzialność jest rozproszona, a ciągłość wsparcia informatycznego nie zależy od dostępności jednej osoby.

Warto zaznaczyć, że outsourcing informatyczny nie jest rozwiązaniem dla każdej organizacji. Firmy IT, zespoły programistyczne czy organizacje wdrożeniowe często potrzebują wewnętrznych specjalistów, którzy na co dzień rozwijają środowisko IT w ścisłej współpracy z zespołami technicznymi. W takich przypadkach wewnętrzne IT jest naturalnym wyborem.

Dla większości firm, w których IT pełni rolę wspierającą biznes, kluczowe znaczenie mają stabilność, bezpieczeństwo i przewidywalność kosztów. Również z perspektywy finansowej własny pracownik IT bardzo często okazuje się droższy niż outsourcing IT, nawet przy prostym porównaniu samych kosztów zatrudnienia. Do tego dochodzą koszty przestojów, błędnych decyzji architektonicznych oraz strategii budowanych bez wystarczającego doświadczenia.

Jako firma IT działająca w Warszawie od wielu lat obserwujemy, że outsourcing IT najczęściej wybierany jest właśnie z tych powodów: ograniczenia ryzyka, dostępu do doświadczenia zespołu oraz uporządkowania obszaru IT bez konieczności zdobywania własnego doświadczenia. W tym modelu wsparcie informatyczne przestaje być słabym punktem, a zaczyna być elementem stabilnie wspierającym rozwój organizacji.

Ostatecznie różnica między modelem opartym na jednym informatyku a outsourcingiem IT sprowadza się do prostego porównania: organizacja oparta na procesach kontra zależność od jednostki. To właśnie ta różnica najczęściej decyduje o tym, czy IT realnie wspiera biznes, czy staje się źródłem ryzyka i niepewności.