Dlaczego miejsce przechowywania danych ma znaczenie
Nie wszystkie dane są równe i nie wszystkie powinny trafiać w to samo miejsce. Dane robocze, które pracownik edytuje na bieżąco, rządzą się innymi zasadami niż archiwalne umowy z klientami czy kopie zapasowe projektów. Problem zaczyna się, gdy firma nie ma żadnej polityki w tym zakresie – i każdy pracownik przechowuje dane tam, gdzie mu wygodnie.
Skutki są przewidywalne: dane klientów na prywatnych kontach w chmurze, faktury tylko na lokalnym dysku bez backupu, umowy rozsiane po skrzynkach mailowych. Gdy coś pójdzie nie tak – awaria, odejście pracownika, incydent bezpieczeństwa – firma odkrywa, że nie wie, gdzie są jej dane.
Co trzymać lokalnie
Lokalny dysk ma sens tylko dla danych tymczasowych – plików roboczych, które pracownik aktywnie edytuje i które za chwilę trafią do wspólnych zasobów. Nic, co ma znaczenie dla firmy, nie powinno kończyć swojego życia wyłącznie na lokalnym dysku.
Powód jest prosty: lokalny dysk nie jest objęty centralnym backupem, nie jest dostępny dla innych pracowników i znika razem z komputerem, gdy ten ulegnie awarii lub zostanie skradziony. Dane na lokalnym dysku są poza kontrolą IT – firma nie wie, co tam jest, nie może tego zabezpieczyć ani odzyskać.
Co trzymać w chmurze firmowej
Chmura firmowa – czy to Microsoft 365, Google Workspace, czy serwer plików – powinna być domyślnym miejscem dla wszystkich dokumentów, które mają znaczenie dla organizacji. Umowy, faktury, projekty, korespondencja z klientami – wszystko, co firma chce zachować i do czego więcej niż jedna osoba może potrzebować dostępu.
Chmura firmowa daje centralną kontrolę nad danymi: wiadomo, kto ma dostęp, można go odebrać, gdy pracownik odchodzi, dane są objęte backupem i dostępne z każdego urządzenia. To też jedyne miejsce, które daje realną możliwość spełnienia wymagań RODO – trudno wykazać kontrolę nad danymi osobowymi, gdy są rozsiane po prywatnych kontach pracowników.
Czego unikać
Prywatne konta w chmurze to największe ryzyko w obszarze higieny danych. Pracownik, który wysyła plik przez prywatnego Dropboxa albo zapisuje umowę na prywatnym Google Drive, wyprowadza dane poza kontrolę firmy – nawet jeśli robi to w dobrej wierze, bo tak było wygodniej. To jeden z przejawów shadow IT – niekontrolowanych rozwiązań, które firma odkrywa zazwyczaj, gdy jest już za późno.
Pendrive’y to osobna kategoria ryzyka. Łatwo je zgubić, łatwo ukraść, nie są szyfrowane i nie mają żadnej historii dostępu. Firmowe dane na pendrivie to dane, które firma de facto oddała losowi.
Skrzynka mailowa jako archiwum dokumentów to kolejny zły nawyk. Wyszukiwanie umowy sprzed dwóch lat w chaosie skrzynki odbiorczej to strata czasu – a gdy pracownik odchodzi, jego skrzynka zazwyczaj znika razem z nim.
Jak wdrożyć politykę przechowywania danych
Sama polityka na papierze nie wystarczy. Pracownicy wrócą do starych nawyków, jeśli firmowe narzędzia będą mniej wygodne niż prywatne alternatywy. Kluczem jest dostarczenie rozwiązań, które są prostsze w użyciu niż obejścia – i skonfigurowanie ich tak, żeby domyślne zachowanie systemu prowadziło dane we właściwe miejsce.
Centralną rolę odgrywa tu dział IT – zarówno przy wyborze narzędzi, jak i przy egzekwowaniu zasad przez odpowiednie uprawnienia i konfigurację urządzeń. Jeśli firma nie ma własnych zasobów w tym obszarze, tę rolę może przejąć zewnętrzna obsługa IT. Warto też spojrzeć szerzej na codzienne nawyki pracowników przy komputerze – polityka danych to tylko jeden z elementów większej układanki.
Jak wygląda to w Helpwise
Polityka przechowywania danych to jeden z obszarów, który w ramach obsługi informatycznej firm omawiamy z każdym nowym klientem podczas wdrożenia. Pomagamy określić, gdzie powinny trafiać dane różnych kategorii, konfigurujemy uprawnienia i dbamy o to, żeby backup obejmował wszystkie miejsca, w których faktycznie są dane firmowe.